¿Qué es una auditoría del plan de prestaciones para empleados?

Las prestaciones para empleados son un factor clave de la retención de talento. En una encuesta de 2021 sobre la “gran dimisión”, el 43 % de los empleados dijo que una de las razones por las que abandonaban una empresa eran las malas prestaciones, y un 23 % mencionó que las prestaciones eran un factor importante en su decisión de abandonar. Esto significa que las empresas que no ofrecen buenas prestaciones a sus empleados podrían experimentar tasas más altas de rotación de personal que sus competidores. 

Por otro lado, también existen grupos externos interesados en las prestaciones para empleados. Los organismos reguladores quieren cerciorarse de que las empresas proporcionan de verdad las prestaciones que ofrecen y que cumplen con los requisitos legales de asistencia a sus empleados. Esa es la razón por la que los auditores pueden, o incluso en algunos casos deben, realizar una auditoría del plan de prestaciones para empleados con el fin de comprobar el valor y la exactitud de las prestaciones actuales de los empleados. 

¿Es necesaria una auditoría del plan de prestaciones para empleados?

El departamento de trabajo de Estados Unidos (DOL, por sus siglas en inglés) dicta leyes para proteger a los empleados. Las empresas deben ofrecer ciertas prestaciones a los trabajadores y cerciorarse de que estas pueden disfrutarse. Para asegurarse de que las empresas faciliten las prestaciones adecuadas, el DOL requiere que las organizaciones lleven a cabo auditorías de sus programas de prestaciones mediante el formulario 5500. 

Algunos factores pueden conllevar una auditoría de EBP mediante el formulario 5500, por ejemplo:

• líneas vacías en los formularios de prestaciones para empleados;
• un descenso importante en participantes de prestaciones de un año al siguiente;
• tasas abonadas por los empleados a cambio de prestaciones;
• retrasos sistemáticos en los pagos de contribuciones;
• incoherencias en los datos presentados con el formulario 5500. 

Las organizaciones con un mínimo de 100 miembros en un plan de prestaciones deben llevar a cabo auditorías. Si un EBP cumple con el DOL, la empresa puede continuar ofreciendo su plan y operar como de costumbre. Sin embargo, si la auditoría descubre que la empresa no cumple los requisitos, la organización deberá corregir el plan y, potencialmente, compensar a sus empleados. 

Identifique el tipo de auditoría de EBP que necesita

El tipo de auditoría necesaria depende del tamaño del plan propuesto, de su complejidad y de los factores de riesgo específicamente relacionados con el negocio. Podría no ser necesario llevar a cabo una auditoría completa por cada prestación o beneficio ofrecido. Por ejemplo, una empresa podría necesitar auditar solamente los planes de jubilación, sin tener que auditar también las prestaciones para empleados relacionadas con la asistencia sanitaria. Por otro lado, si se producen cambios en los requisitos legales, podría ser necesaria la auditoría de todos o de algunos de los planes de prestaciones para empleados, dado que el DOL exige que las empresas cumplan con la nueva normativa vigente.

Tipos de auditorías de EBP

El Instituto Estadounidense de Contadores Públicos Certificados (AICPA, por sus siglas en inglés) tiene diversos recursos para auditar los planes de prestaciones para empleados. Estos son algunos de los tipos de auditorías a las que podría enfrentarse como profesional:

Auditorías de planes de pensiones de prestación definida

Este tipo de auditoría está relacionado con los planes de pensiones de empleadores múltiples o individuales que sirven para ayudar a los empleados a prepararse para la jubilación. Se llevaría a cabo cuando se produjeran cambios importantes en el plan de pensiones de una empresa o grandes cambios en el número de participantes en el plan, como al finalizar la declaración de impuestos. Esta auditoría garantiza que las jubilaciones de los empleados se gestionen de forma efectiva, pero puede requerir mucho tiempo.  

Auditorías de planes 403(b)

Por medio de estas auditorías se examinan los planes de jubilación de empleados que trabajan en colegios y organizaciones benéficas. Este tipo de auditoría se realiza normalmente después de la temporada de declaración de impuestos o si existen sospechas de mala gestión dentro de la organización. Los auditores pueden ayudar a las organizaciones benéficas y escuelas a cumplir con los reglamentos, especialmente a organizaciones con recursos limitados que puedan tener dificultades en realizar auditorías por su cuenta. Sin embargo, estas auditorías son importantes porque los empleados invierten su propio dinero en estos planes y confían en que las empresas igualen estas contribuciones.

Auditorías de los planes de accionariado para trabajadores (ESOP, por sus siglas en inglés)

Estas auditorías son relevantes para las empresas que ofrezcan opciones sobre acciones a sus empleados. Una auditoría de ESOP podría iniciarse si se produjera un cambio drástico en el número de empleados que participan en él. Estas auditorías garantizan que las empresas ofrezcan opciones justas para adquirir acciones que puedan ser lucrativas en el futuro si la empresa es rentable.

Auditorías sobre prestaciones de asistencia sanitaria y bienestar

El DOL audita las prestaciones de asistencia sanitaria que ofrecen las empresas, así como el valor de otras prestaciones de bienestar, como suscripciones a gimnasios o servicios de terapia proporcionados por las empresas. Estas auditorías imponen el cumplimiento de la legislación relacionada con las prestaciones de asistencia sanitaria y pueden tener lugar cuando cambian las leyes sobre asistencia sanitaria. Si una empresa crece rápidamente y tiene la obligación de ofrecer asistencia sanitaria a sus empleados, podría llevarse a cabo esta auditoría. 

Como profesional de la auditoría, su labor consistirá en examinar los planes de prestaciones en cuestión o solicitar documentos específicos sobre cómo se gestionan los planes. Por ejemplo, hay una página en el sitio web del AICPA que ayuda a los auditores de planes a comprender los riesgos de ciberseguridad de las prestaciones para empleados, así como a comunicar estos riesgos y explicarlos a los clientes de los planes. 

Preparación para una auditoría de EBP

La organización es clave para cualquier auditoría. La mayor parte de auditorías requiere documentación clara proporcionada en un orden explícito para que los revisores objetivos puedan confirmar que se cumple con la legislación. Cuanto más desorganizada esté una empresa, más tiempo durará una auditoría y más probabilidades hay de que surjan problemas. Puede seguir estos pasos para prepararse para una auditoría: 

• Guarde los documentos en un único lugar. Las empresas y auditores deben considerar invertir en software en la nube como Caseware Cloud, que mantiene la información segura, organizada y visible para los auditores. 
• Desarrolle líneas de comunicación claras. Identifique quién tiene que participar en la auditoría y cómo deben comunicarse entre sí los participantes. 
• Cree listas de verificación para llevar un control del proyecto. Las herramientas de gestión de proyectos pueden ayudar a identificar qué aspectos de una auditoría están completos y cuáles están en marcha. Recuerde que muchas de estas tareas de auditoría pueden automatizarse con las herramientas adecuadas, como la solución OnPoint EBP de Caseware.

Aunque los auditores externos son clave a la hora de llevar a cabo una auditoría del EBP, deben aconsejar a sus clientes que documenten el proceso de forma interna. De este modo, se facilita el cumplimiento de la normativa en el futuro. 

El proceso de la auditoría del EBP

Cuando están en marcha los planes adecuados, los auditores pueden llevar a cabo las auditorías de EBP meticulosamente y sin problemas, por mucho tiempo que dure el proceso y por laborioso que sea. Unas prácticas adecuadas pueden optimizar la auditoría, garantizando que las tareas se completen eficientemente:

• Actúe en cuanto existan los requisitos. Aunque el plazo quede lejos, las organizaciones no pueden permitirse esperar para empezar a reunir y revisar documentos. Así pueden reservarse un plazo de tiempo por si surgen problemas durante el proceso de auditoría. 
• Mantenga al día a todas las partes interesadas. Aunque no haya novedades importantes, todas las partes implicadas en una auditoría deben permanecer al tanto, sobre todo si hay departamentos que colaboran entre sí. 
• Designe a un especialista de control de calidad. La organización debe identificar a alguien que compruebe por última vez la documentación antes de que esta sea enviada al auditor externo. Así se pueden detectar errores antes de la entrega de los documentos. 

Por otro lado, los auditores no deben hacer suposiciones acerca del proceso de auditoría o de los documentos que será necesario proporcionar. Cada documento y tarea debe ser confirmado y comprobado. Si se completa la auditoría meticulosamente, se ahorra tiempo y se puede evitar que surjan problemas con el DOL. 

Elija la tecnología adecuada para la auditoría de EBP

Las auditorías pueden llegar a ser complejas y requerir distintos formularios y tipos de documentación. Cuanto más grande sea la organización o más complejas las prestaciones, más documentos serán necesarios para la auditoría. Afortunadamente, las herramientas digitales pueden facilitar el proceso de encontrar, cargar, guardar y entregar documentos: los auditores pueden recurrir a soluciones como OnPoint EBP para aumentar su eficiencia y precisión, así como para reducir el estrés durante el proceso de auditoría. 

Utilice los resultados de la auditoría de EBP para mejorar su organización

Los auditores deben recalcar a los sujetos auditados que la auditoría del plan no debe considerarse solo como un requisito legal para cumplir con las directrices del DOL. Se trata más bien de una oportunidad de revisar las prestaciones y asegurarse de que sean competitivas, lo que puede mejorar la satisfacción de los empleados actuales y atraer a nuevos empleados. De este modo, los auditores pueden demostrar el valor de su trabajo a los clientes y aumentará la posibilidad de retener a esos clientes en el futuro.