Prevención de fraude en reembolsos de gastos: Cuatro medidas que pueden tomar las empresas

10 de Mayo de 2017

Según una auditoría estatal publicada recientemente, el director de un programa de seguros para trabajadores de Carolina del Norte presentó recibos de gastos fraudulentos para obtener reembolsos, lo cual desembocó en una malversación de fondos de más de medio millón de dólares.  

El programa, llamado NC Flex, les permite a los funcionarios del estado reservar dinero antes de la deducción de impuestos y usarlo en gastos tales como servicios médicos no asegurados y centros de día. El director del programa ha sido acusado de reclamar gastos de viajes, alquiler, equipo electrónico y otros gastos falsos que nunca tuvieron lugar. Posteriormente, el director ha sido acusado de apropiación fraudulenta y latrocinio por un empleado, lo cual demuestra que un programa de reembolso de gastos puede salir caro si no se gestiona correctamente.

Según un reciente artículo en la revista CGMA, hay cuatro medidas que pueden tomar las pequeñas y medianas empresas para evitar o detectar el fraude. Le presentamos un resumen de las medidas mencionadas en el artículo:

  1. Política de gastos de viaje y representación: Debería existir una política escrita formal y los empleados deberían recibir formación al respecto de la misma. La política debería incluir una sección acerca del incumplimiento en la que se detallen las medidas punitivas que se tomarán en casos de fraude.
  2. Aprobaciones pertinentes: Aunque es esencial que confíe en sus empleados, estos deben respetar las medidas de control. Los empleados encargados de aprobar los gastos deberían revisarlos y recibir formación acerca de los detalles que deberían verificar, así como de los motivos por los que se comprueban estos detalles.
  3. Supervisión de gasto: Además de supervisar los gastos presentados, el equipo financiero debería examinar el promedio de gastos al mes por empleado o tipo de servicio (hotel, comidas, etc.) para detectar anomalías. El artículo también sugería usar software de gestión de gastos, como Concur, para gestionar los pasos de la aprobación, almacenar copias de la documentación de soporte y facilitar el análisis del gasto mensual.
  4. Dar ejemplo: Para facilitar que se cumplan las políticas, tanto los empleados como los directivos deberían atenerse a las mismas normas.

CaseWare Analytics ha colaborado con un número de empresas para ayudarles a supervisar y analizar sus transacciones de tarjetas, gastos de viaje y representación, procesos De la compra al pago (P2P) y otras transacciones financieras. En uno de nuestros casos prácticos más recientes, una compañía eléctrica utilizó CaseWare Monitor para supervisar las transacciones de cuentas por pagar y la gestión de proveedores en tiempo real. Puede ver el caso práctico (solo disponible en inglés actualmente) para ver las cifras y las cantidades ahorradas.

Si utiliza Concur y desea ampliar sus capacidades de análisis de datos, descubra nuestro conector de Concur y averigüe cómo le puede ayudar (solo disponible en inglés actualmente).

 

Sobre Anu Sood:

Anu Sood es directora de producto y marketing corporativo de CaseWare Analytics, y es responsable de la estrategia de marketing global de la empresa. Antes de CaseWare Analytics, Anu desempeñó varias funciones en el sector de altas tecnologías y su experiencia abarca desde desarrollar software para conmutadores telefónicos, hasta el lanzamiento de un nuevo sistema de comunicación global vía satélite. Anu tiene abundante experiencia en marketing estratégico, comunicaciones corporativas, generación de demanda, gestión de producto y contenido, marketing de producto y desarrollo tecnológico. 

Conecte con:    Anu Sood

« Volver a Blog

Añadir nuevo comentario

Plain text

  • No se permiten etiquetas HTML.